“Một trong những môn học mà ĐH Ngoại thương có thể rất tự hào về” (cho phép mình dùng văn phong Tây một chút cho nó sang) là môn thư tín thương mại. Nội dung xoay quanh các chủ đề như đặt hàng, chào hàng, chấp nhận đặt hàng, chấp nhận chào hàng, xác nhận đã đặt hàng, xác nhận đã chào hàng, khiếu nại, đòi tiền, mặc cả, chấp nhận thanh toán, đòi nợ… Nghe thì phức tạp nhưng thực tế lại rất dễ chịu, tất cả đều đã có mẫu trong sách. Chúng tôi chỉ việc 1/ mở sách ra chép y nguyên; 2/ photo sách lại để chép y nguyên từ bản photo; 3/ photo thu nhỏ sách lại để chép y nguyên từ bản photo thu nhỏ; 4/ học thuộc lòng rồi vận dụng có sáng tạo. Nghe lại cũng phức tạp nhưng thực tế lại cũng rất dễ chịu, chúng tôi ít phải sử dụng đầu óc; nhìn chung các giờ học tiếng Anh là giờ để anh chị em sinh viên thốt lên những từ như “Sure!”, “OK”, “Oh yeah”, “Come on”, etc.
Thế rồi một lần tôi tình cờ đọc được một bài giảng về thư tín thương mại. Xin cóp ra đây để mọi người tham khảo (người xưng "tôi" ở dưới đây là tác giả bài giảng):
“Bên xưởng đã đưa giá sai, bởi vì công cụ đã hết. Chúng ta thực sự phải chi thêm 400% so với dự toán ban đầu”.
Công văn này gay gắt quá. Thứ nhất, nó mở đầu quá đột ngột, thiếu vắng một lời dẫn nhập tối thiểu. Thứ hai, công văn chỉ ngay sang bên xưởng chế tạo. Xưởng kia chắc chắn sẽ không vừa ý và họ sẽ thảo một công văn chỉ ngược lại. Cuối cùng, câu kết đưa ra con số mang tính phủ định quá cao. Thực ra, tôi không rành lắm về chuyện gì với những công cụ nào xảy ra ở công ty nọ, nhưng tôi thấy rằng, ít nhất cũng có thể viết lại thế này:
“Theo những vấn đề đã trình bày ở trên, chúng tôi xin lưu ý các ngài rằng những công cụ trong kho đã hết. Nếu các ngài có quan tâm hay thắc mắc gì về vấn đề này cũng như cách giải quyết nó ra sao, xin vui lòng liên lạc với người ký tên dưới đây vào thời gian sớm nhất”.
Tất nhiên, không phải tất cả thư từ công văn đều thuộc loại "chơi bóng" như vậy. Thỉnh thoảng, cũng có người yêu cầu quý vị viết thư giới thiệu việc làm. Quý vị phải hiểu là người nhận không bao giờ thật sự tin tưởng vào lời lẽ trong thư, vì người viết bao giờ chả viết điều hay, điều tốt, dẫu trong bụng có nghĩ khác đi nữa.
Ví dụ: “Tuy ông ấy không đồng tình với một số xu hướng quân sự bên Liên Minh, nhưng Adolf Hitler là một người ăn mặc rất tề chỉnh...”
Tôi muốn nói là người nhận đã thừa biết những điều trong thư là bịa, do vậy quý vị cần phải thổi phồng lên đôi chút mới hy vọng thành công được. Ví dụ, bức thư sau đây còn yếu quá:
“Bob Tucker là người đốc công tốt nhất mà chúng tôi đã từng có. Anh chưa nghỉ việc buổi nào. Anh luôn gần gũi và thoải mái với cấp dưới. Sự có mặt của anh đã làm phân xưởng tăng năng suất ba lần”.
Với một bức thư thổi ít như vậy, người nhận thư sẽ nghĩ rằng Bob chắc cũng chỉ là một kẻ vô tích sự thôi. Thế này tốt hơn:
“Ðã ít nhất ba lần, Bob đã quên mình cứu nguy mạng sống những đứa trẻ không nơi nương tựa”.
Cuối cùng là loại thư gửi khách hàng hoặc khách hàng tương lai. Quý vị phải luôn nhớ một điều: Khách hàng luôn muốn được thấy quý vị đang quỳ mọp xuống như một con giun đất ra sao. Ví dụ:
“Bob thân,
Chúng tớ rất vui mừng đã đến thăm văn phòng của cậu ở Butte tuần trước. Mặc dù bọn tớ chưa được có được sự diễm phúc lớn lao là gặp cậu để bàn về một số sản phẩm mới, chúng tớ cũng lấy làm hân hạnh được ngồi chờ nơi bậc thềm nhà cậu. Chúng tớ thành thật xin lỗi về những điều phiền phức liên quan đến mấy vết máu vì chú chó Bart răng nhọn của cậu đã đớp một miếng ở chân trái của tớ”.
Ðó chính là những bí quyết thư tín kinh doanh. Tôi hy vọng sẽ được phục vụ và giúp đỡ quý vị nhiều hơn nữa.
Người tôi tớ hèn mọn và trung thành của quý vị,
Dave Barry.
Không hiểu cảm tưởng của mọi người sau khi đọc bài giảng trên như thế nào. Về phần mình, đọc xong, tôi lẳng lặng về nhà gấp quyển Thư tín thương mại (đã được photo thu nhỏ xuống còn 1/4) lại, đem cho.
+++++
"Effective Writing, Sort of" - Dave Barry.
Bản tiếng Việt "Bí quyết viết thư" - Trần Ngọc Trí sưu tầm và dịch.
